Center for Administrativ Service

Præsentation af centeret

Center for Administrativ Service (CAS) er etableret med det formål at skabe sammenhængende administrative serviceydelser for kommunens øvrige centre, herunder for ledelse, direktion og det politiske niveau.

Centeret er organiseret i 5 afdelinger, der varetager følgende overordnede opgaveområder:

  • Økonomistyring og Finans understøtter fagcentrene i løsningen af økonomiopgaven, herunder budget- og målopfølgning samt opgaver vedrørende den overordnede økonomi- og effektiviseringsindsats.
     
  • Personale og Forhandling varetager opgaver vedrørende løn- og personaleadministration, MED-organisation og arbejdsmiljø samt juridiske og forhandlingsmæssige opgaver indenfor personaleområdet

 

  • HR og Kommunikation har blandt andet ansvar for pressehåndtering, intern kommunikation og udviklingsopgaver vedrørende strategisk kompetence- og ledelsesudvikling og rekruttering.
     
  • Sekretariatet varetager sekretariatsopgaverne for borgmesteren og Byrådet, valghandlinger og vielser samt understøtter fagcentrene med juridisk, indkøbs- og udbudsretlig rådgivning.
     
  • Digitaliserings- og Effektiviseringsafdelingen, der er etableret 1. november 2014, skal understøtte kommunens tværgående digitaliserings- og effektiviseringsindsats. Det drejer sig primært om leverandør- og kontraktstyringsopgaver i forhold til IT-Forsyningen og øvrige leverandører, varetagelse af kommunens samlede digitaliseringsstrategi og implementering af større digitaliserings- og forandringsprojekter.

Beretning

CAS serviceprofil

Som del af det fortsatte arbejde med organisationens styrkede kultur prioriterede chefgruppen i 2014, at styrke samarbejdet mellem fagcentrene og de centrale administrative enheder. Med revitaliseringen af CAS’ serviceprofil er der øget fokus på konstruktive og effektive samarbejdsflader, der især skal styrke mellemledernes faglige relationer. Der er introduceret fælles prioriterings- og planlægningsmøder 3 gange årligt mellem alle centerledelser og CAS-ledelsen. Der er i 2014 gennemført kick-off-møder med samtlige centre. 2015 bliver første egentlige driftsår for den nye samarbejdsmodel.

Parat til Fremtiden

Økonomiudvalget har i 2014 igangsat effektiviseringsprogrammet Parat til Fremtiden. Med udgangspunkt i en gunstig økonomisk situation er programmets formål at sikre en planlagt og koordineret indsats i forhold til at imødegå fremtidige udfordringer med kommunens driftsbalance, demografiudfordringer samt at sikre råderum til nødvendige politiske prioriteringer. Programmet har i 2014 realiseret effektiviseringer for 14,6 mio. kr., som er indarbejdet i budget 2015. Målet er at tilvejebringe varige effektiviseringer for i alt 125 mio. kr. med virkning fra 2018. 

Digitalisering af løn- og personaleområdet

På løn- og personaleområdet er der i 2014 implementeret yderligere moduler til det nye lønsystem SD-løn fra Silkeborg Data. For det administrative område drejer det sig blandt andet om et nyt modul Medarbejdernet, hvor medarbejderne digitalt registrerer deres ferie, mer-/overarbejde, samt indberetter tjenestekørsel digitalt eller via en kørselsapplikation på telefonen. Ledelsesgodkendelse sker digitalt. På ældreområdet og det specialiserede socialområde er implementeret et digitalt vikarsystem Ovivo samt systemet Min tid, hvor tjenestetider kan ønskes og planlægges digitalt.

Der har i 2014 været arbejdet på at optimere de løn- og personaleadministrative opgaver i forhold til de decentrale brugere, samt ajourføre interne arbejdsgange, ledervejledninger og ledelsestilsyn i forhold til det ny lønsystem.

Øget fokus på økonomistyring

I 2013 er der udviklet et nyt Mål- og budgetopfølgningssystem, der er sat i drift i hele kommunen i 2014. Systemunderstøttelsen betyder, at der er indført månedlige budgetopfølgninger, som drøftes i chefgruppen. I 2014 er der arbejdet på fortsat at implementere de nye arbejdsgange mellem fagcentre og CAS, og en række tekniske forbedringspunkter er blevet udbedret.

For at understøtte økonomistyringsprocessen og sikre bedre sammenhæng mellem centrenes aktiviteter og økonomidata er der i 2014 arbejdet videre med kommunens fælles koncept for ledelsesinformation. Direktion og chefgruppe har godkendt strategi for ledelsesinformation og KOMLIS-kuber på Økonomi-, Indkøbs- og HR- området er taget i brug. Der er implementeret nyt og forbedret styringssetup i Center for Social Service, herunder etablering af grunddata og styringsmodel på alle ledelsesniveauer, etablering af ny kontoplan og nye opfølgningsværktøjer til at sikre kobling mellem aktivitetsdata og økonomidata på området.

Intern kommunikationsstrategi og indflytning i nyt rådhus

Der er i 2014 udarbejdet en fælles intern kommunikationsstrategi, som danner grundlag for blandt andet implementering af nyt intranet, fastlæggelse af en række tværgående kompetencetilbud og det videre arbejde med ledelsesudvikling i kommunen.

HR og Kommunikation har haft en central rolle i forhold til forberedelse og indflytning i det ny rådhus og sundhedscenter, herunder at sikre en god forberedelse for overflytning af medarbejdere samt den rette kommunikation i forbindelse med selve flytningen og indvielsen. 

Udbud 

Administrationen har i samarbejde med konsulentvirksomheden PwC foretaget en omfattende analyse af indkøbsområdet. Analysen peger på en række potentialer, der indgår i ”Parat til Fremtiden”, og som over de kommende tre år skal realisere effektiviseringer på indkøbsområdet for i alt 10 mio. kr.

Økonomiopfølgning 

Driftsregnskabet for 2014 viser et forbrug på 118,2 mio. kr. jævnfør tabel 1.

I forhold til oprindeligt budget på 161,8 mio. kr. er der et mindreforbrug på 43,5 mio. kr.

I forhold til det korrigerede budget på 133,4 mio. kr. er det et mindreforbrug på 15,1 mio. kr. Heraf søges der overført 4,9 mio. kr. til 2015, 5,2 mio. kr. lægges i kassen og godt 5,0 mio. kr. vedrører SOLT.

Budgetafvigelser

I det følgende beskrives de dele på de seks rammer, hvor der er afvigelse mellem det oprindelige budget og regnskabet.

Centerets egen ramme

Centerets egen ramme dækker udgifter vedrørende hovedsageligt egne medarbejdere samt IT-udgifter.

I forhold til det oprindelige budget på 69,1 mio. kr. er der et merforbrug på 0,3 mio. kr. og i forhold til korriget budget et mindreforbrug på 5,7 mio. kr. Heraf søges 4,1 mio. kr. overført til 2015 og resten på 1,6 mio. kr. lægges i kassen.

Forskellen mellem oprindeligt og korrigeret budget på 6,0 mio. kr. skyldes:  

  • Budgetrammen for Digitalisering og effektivisering, der lå under Direktion og sekretariater, er nedlagt, og aktiviteterne på ca. 3 mio. kr. er omplaceret til Center for Administrativ Service.
  • Projekt Administrative systemer på 0,7 mio. kr. og lønmidler 0,3 mio. kr. blev omplaceret fra Direktion og sekretariater til Center for Administrativ Service.
  • Der blev overført kompetence- og lønmidler på 1,5 mio. kr. fra 2013.
  • Herudover er budgettet i løbet af 2014 blevet tilført netto ca. 0,4 mio. kr., som vedrører TR-kompensation og refusion fra barsels- og seniorpuljen.

 

Mindreforbruget i forhold til korrigeret budget er sammensat af flere elementer: På løn og øvrige udgifter er der et overskud på 2,1 mio. kr. Mindreforbruget er hovedsagligt på løn på grund af blandt andet vakancer, konsulentbistand til Parat til Fremtiden samt på et større kompetenceudviklingsprojekt, der ikke blev nået i 2014. Der søges overført 1,6 mio. kr. til 2015 til midlertidige ansættelser og allerede aftalte kompetenceudviklingsaktiviteter.

Til ny organisering af digitaliserings- og effektiviseringsindsatsen er oprettet en ny afdeling, og der blev indenfor centeret omplaceret 1,3 mio. kr. hertil. Midlerne blev ikke brugt i 2014, og derfor søges de overført til 2015 til finansiering af løn m.m. til Monopolbrudsprogram.

På IT-udgifter er der et mindreforbrug på 2,3 mio. kr. jævnfør nedenfor.

IT-udgifter

Budgettet til IT-forsyningen på 16,9 mio. kr. skal dække driften af kommunens IT-systemer.  Regnskabet er på 15,8 mio. kr. og mindreforbruget på 1,1 mio. skyldes konsolidering af enheder i forhold til oprindelig stadeopgørelse (pc’er med mere). Derudover har Rådhusprojektet finansieret en del af udskiftningen af telefoni og bærbare pc’er, som ellers skulle have været afholdt af budgettet.

Til IT-forretning var budgettet på 24,3 mio. kr., og der blev omplaceret for netto 0,5 mio. kr. til området, så det korrigerede budget udgjorde 24,9 mio. kr. Regnskabet er på 23,6 mio. kr. Mindreforbruget på 1,2 mio. kr. skyldes fuld årsvirkning af rabatter forhandlet af KOMBIT, konsolidering af systemporteføljen og en nedgang i forbruget af klik-baserede ydelser hos KMD. Mindreforbruget søges overført til 2015 til Intranet og investeringer i Parat til Fremtiden.

Personale og forhandling

Rammen dækker udgifter vedrørende afdelingens medarbejdere. Regnskabet på 7,7 mio. kr. svarer stort set til budgettet.

SOLT, ADM bidrag m.v.

Rammen består af SOLT-projektet og administrationsbidrag fra forsyningsvirksomhederne m.v. Der var et budget på 23,3 mio. kr., og det er blevet reduceret ved budgetopfølgningen med 3,0 mio. kr. Nettoforbruget er på 20,3 mio. kr. I forhold til det korrigerede budget er der et mindreforbrug på 4,6 mio. kr.

SOLT-projekterne

Ølstykke Kommune og Stenløse Kommune indgik i 2000 hver et ”Sælg og lej tilbage” (SOLT) arrangement omkring kommunernes skoler, Sandbjerg Komplekset i Stenløse og Stenløse Rådhus. Der er leasingarrangementer for i alt godt 1 mia. kr.

Den 1. december 2014 blev Stenløse Rådhus tilbagekøbt fra Danske Leasing, og der skal fremover ikke betales leasing afgift for dette.

SOLT-projekterne er ”et lukket system”. Indtægterne fra salget er deponeret på en særskilt konto. Afkastet (renten) af den deponerede kapital går dels til at finansiere leasingafgiften (lejen for fortsat benyttelse af bygningerne), dels til at sikre at kommunen kan tilbagekøbe bygningerne, når leasingperioden udløber. 

Det er kun leasingudgiften og kapitalforvalter-honorar som konteres under CAS. Den samlede økonomi vedrørende SOLT-projekterne er beskrevet i et selvstændigt afsnit i årsrapporten.

Der var budgetteret med 26,6 mio. kr. til leasingudgifter m.m. til SOLT-projekterne. Forbruget til leasingudgifterne var på 18,5 mio. kr. i 2014, hvilket er et mindreforbrug på 8,1 mio. kr. i forhold til det oprindelige budget.

Budgettet til SOLT-projekterne blev reduceret med i alt 3,0 mio. kr. i løbet af 2014 på grund af lavere renter end forventet i budgettet. Efter reduktionen udgjorde det korrigerede budget til leasingydelser 23,6 mio. kr., hvilket giver en mindreudgift på 5,1 mio. kr. i forhold til det korrigerede budget, som skyldes forsat lavere renteniveau end forventet.

Administrationsbidrag fra forsyningsvirksomhederne m.v.

Egedal Kommune udfører administrative opgaver for forsyningsområdet, som betaler administrationsbidrag for løsning af disse opgaver. Indtægten fra administrationsbidraget konteres under CAS. Der er en mindreindtægt på dette område på knap 0,5 mio. kr. i 2014, som hovedsagligt skyldes mindre administrationsbidrag vedrørende affaldshåndteringen, da der har været færre nettoudgifter.

Den centrale refusionsordning

Fra 2014 registreres statsrefusionen under CAS som følge af:

  • Forenklet arbejdsgang for centrene
  • Ændrede konteringsprincipper

 

Statsrefusionsindtægten tilgår Center for Administrativ Service og fordeles ikke som hidtil på fagcentrene, Center for Borgerservice, Center for Social Service og Center for Sundhed og Omsorg.

Statsrefusionen udbetales på grundlag af kommunens udgifter jævnfør Serviceloven til særlig støtte som for eksempel anbringelser og forebyggende foranstaltninger, hjælpemidler og boligindretning samt praktisk og personlig hjælp til både børn og voksne. Centrenes budgetter på i alt 12,5 mio. kr. blev ved budgetopfølgningen ultimo juni flyttet til CAS. Ved budgetopfølgningen ultimo september blev budgettet forhøjet til 15,0 mio. kr.  I regnskabet udgør den samlede statsrefusion 15,6 mio. kr. 

Fælles for alle – lønpuljer m.v.

Rammen dækker ordninger som CAS administrerer for den samlede organisation, blandt andet seniorjobordningen, elever, fælles løn- og uddannelsespuljer samt tjenestemandspensioner.

Der er et nettoforbrug på 31,3 mio. kr. I forhold til det oprindelige budget for 2014 på 52,2 mio. kr. er der et mindreforbrug på 21,0 mio. kr.

I forhold til det korrigerede budget for 2014 på 35,0 mio. kr. er der et mindreforbrug på 3,8 mio. kr. Heraf skal godt 0,7 mio. kr. søges overført til 2015.

Den store afvigelse mellem det oprindelige budget og regnskabet skyldes først og fremmest, at lønpuljer (barsels-, senior-, TR-kompensations-, overenskomst- og trepartspulje) først fordeles til centrene, når lønaftaler m.m. er indgået, og dermed er der ikke forbrug på kontiene i regnskabet. 

Herudover er der følgende forklaringer på afvigelsen mellem det oprindelige budget og regnskabet:

Siden 2011 har Egedal Kommune ansat eller givet kompensation til 43 personer i et seniorjob. Det er personer, der er berettigede til efterløn, og som opbruger deres dagpengeret mindre end 5 år før efterlønsalderen. 1. januar 2014 trådte Den midlertidige Arbejdsmarkedsydelse i kraft, hvilket gav borgere, der havde opbrugt deres dagpengeret eller retten til særlig uddannelsesydelse, ret til at modtage Arbejdsmarkedsydelse i op til 2 år. Dette betød, at Egedal Kommune i 2014 ikke havde nogen ansøgninger om seniorjob. Det forventes, at kommunen igen fra 2015 vil modtage ansøgninger.

Der blev i budgettet 2014 afsat netto 8,7 mio. kr. til seniorjobordningen, og ved budgetopfølgningerne er budgettet blevet reduceret med netto 3,1 mio. kr. på grund af ny lovgivning. Det korrigerede budget udgjorde herefter 5,6 mio. kr. Forbruget i 2014 blev på 5,5 mio. kr. og udgør således et mindreforbrug på 0,1 mio. kr. i forhold til korrigeret budget. 

På psykologisk krisehjælp er der et lille merforbrug på 0,067 mio. kr. Abonnementsaftalen med Falck Healtcare omfatter 105 sager, og der har i 2014 været 140 sager. Den primære henvisningsårsag er stress/udbrændthed. Årsagerne til det større antal sager kan blandt andet være større organisationsændringer, ændringer i arbejdsvilkår og yderligere arbejdspres i forbindelse med flytninger. De 35 ekstra sager er delvis finansieret af de midler, som i forvejen var afsat i budgettet til ekstra sager.

Budgettet til elever var på 1,8 mio. kr. og blev tilpasset med 0,2 mio. kr. ved budgetopfølgningen og udgjorde herefter 1,6 mio. kr.

Der er på elever et nettomindreforbrug på 0,4 mio. kr. Det skyldes hovedsagligt, at der er kommet flere indtægter fra Arbejdsgivernes Elevrefusion end forventet og barsel blandt eleverne. Budgettet blev ved budgetopfølgningen reduceret.

På uddannelsespuljerne viser regnskabet i alt et forbrug på 2,0 mio. kr. svarende til et merforbrug på 1,3 mio. kr. i forhold til oprindeligt budget og et mindreforbrug på knap 0,5 mio. kr. i forhold til korrigeret budget. Forskellen skyldes, at der blev overført 1,2 mio. kr. fra 2013 til 2014 samt tilført trepartsmidler for 0,6 mio. kr.

Mindreforbruget i forhold til korrigeret budget på godt 0,4 mio. kr. søges overført til 2015 og skyldes hovedsagligt to forhold:

  • At der var et mindre forbrug på opkvalificering af ufaglærte (0,13 mio. kr., som søges til 2015 jævnfør Trepartsmidler).
  • At de øremærkede midler til strategisk kompetenceudvikling ikke blev anvendt (0,25 mio. kr. søges overført til 2015).

 

Til Arbejdsmarkedets Erhvervssygdomssikring (AES) var budgetteret 0,6 mio. kr., og regnskabet viser en udgift på 1,0 mio. kr. Afvigelsen på 0,4 mio. kr. skyldes, at der er indført en arbejdsskadeafgift.

Barselspuljen, som dækker refusion udover dagpengerefusion, har i 2014 haft et forbrug på 6,9 mio. kr. Dette er 1,2 mio. kr. mindre end budgettet. De ansatte har haft færre barsler end forventet, og budgettet blev ved budgetopfølgningen reduceret med i alt 0,5 mio. kr. I forhold til korrigeret budget er der et mindreforbrug på 0,7 mio. kr.

Budgettet til tjenestemandspensioner var på 19,4 mio. kr. og regnskab 2014 viser et forbrug på netto 17,7 mio. kr. Budgettet blev ved budgetopfølgningen reduceret med 0,7 mio. kr. på grund af færre pensioneringer end forventet. I forhold til korrigeret budget er der et mindreforbrug på knap 1 mio. kr. Det skyldes hovedsagligt fald i udgifterne til tjenestemandspensioner til lærere under 63½ år, samt at en udgift på 0,3 mio. kr. vedrørende 2014 var blevet betalt i 2013.

Egedal Kommune har været selvforsikret vedrørende arbejdsskadeforsikringer siden 2011. Budgettet er blevet afsat på baggrund af en aktuarberegning fra 2013. I 2014 blev der oprindeligt afsat 4,4 mio. kr. Ved budgetopfølgningen efter 3. kvartal blev budgettet reduceret til 1,6 mio. kr. pga. forventet mindre forbrug.

Det samlede årsforbrug på godt 0,8 mio. kr. er fordelt med 0,2 mio. kr. på udlæg for betalte skader, 0,2 mio. kr. på administrationsgebyr og aktuarberegning, 0,2 mio. kr. på administrationsbidrag til arbejdsskadestyrelsen samt 0,2 mio. kr. på erstatninger.

Der er i alt et samlet mindreforbrug i 2014 på 0,8 mio. kr. 

Byrådet, råd og nævn

Byrådet, råd og nævn har haft et mindreforbrug på 0,4 mio. kr. i forhold til oprindeligt korrigeret budget. Mindreforbruget skyldes primært færre aktiviteter i råd og nævn end forventet samt et fald i repræsentationsudgifter. Budgettet er blevet justeret med i alt 0,8 mio. kr. til henholdsvis Byrådets vederlag 0,2 mio. kr., da det blev hævet pr. 1. juli 2014 og til valg 0,6 mio. kr. blandt andet til forhøjelse af diæter til tilforordnede og valgstyrer.