Center for Borgerservice

Præsentation af centeret

Center for borgerservice er borgerens indgang til Egedal Kommune og består af Borgerkontakt, Den Tværfaglige Myndighed og Bibliotekerne.

I Borgerkontakt kan man få løst en række serviceopgaver, som for eksempel udstedelse af pas og kørekort. Endvidere foretager Borgerkontakt udbetalinger i form af sygedagpenge, kontanthjælp, personlige tillæg til pensionister, lån til almene boliger samt tildeling af kropsbårne hjælpemidler. Herudover varetages opgaven med udbetaling af introduktionsydelse i forbindelse med ministeriets tildeling af flygtninge, der er omfattet af integrationsloven.

Den Tværfaglige Myndighed træffer afgørelser om tilbud af ydelser efter Service- og Sundhedsloven til borgere i alle aldre – hovedsageligt ældre.

Egedal bibliotekerne består af Ølstykke og Smørum bibliotek samt biblioteksfilialen i Ganløse. På Stenløse rådhus er bibliotekspunktet nedlagt i efteråret 2014. 

Beretning

Center for Borgerservice er sammensat af ydelser, som alle er rettet mod borgeren for straks-afklaring - såvel telefonisk, personligt eller digitalt. Center for Borgerservice er organisatorisk delt op i følgende områder:

Digitalisering og Hjemmeside

Enhedens opgave er at vise borgerne en klar digital vej ind i Egedal Kommune og at sikre en hjemmeside, som er let tilgængelig for information og selvbetjening. Enhedens opgave er til dels profilering over for borgerne og samtidig at sørge for, at organisationen, med Center for Borgerservice som spydspids, sikrer en klar og let adgang, så borgerne kan betjene sig selv. Det betyder, at alle enheder i Center for Borgerservice arbejder med hvordan, dette sikres og hvilke løsninger, der kan anvendes.

Digitaliseringsenheden har igangsat fase II, som ser på den øvrige del af Egedal Kommunes organisation.

I ”Den fælles offentlige digitaliseringsstrategi” er det følgende elementer, der arbejdes med:

  • Digital post, hvor digitalisering i hele organisationen i Egedal Kommune er i gang med en proces, som understøtter den enkelte afdeling/enhed i at kunne sende digital post til borgere og virksomheder. Dette er allerede obligatorisk i forhold til virksomheder, hvor Egedal Kommune har sendt digital post fra 1. december 2013. Fra 1. december 2014 har den enkelte borger modtaget digital post fra det offentlige med undtagelse af de borgerere, der har dispensation.
  • For at få borgerne til at anvende eller tage stilling til digital post inden 1. november 2014, har der løbende over hele året været mange tiltag blandt andet kampagner. Hele centeret har deltaget i dette arbejde også på tværs af organisationen og på flere niveauer. Indsatsen for at få borgerne til at benytte digital post lykkedes så godt, at Egedal Kommune blev nummer tre på landsplan og nummer et i Hovedstaden.
  • Den fælles kommunale rammearkitektur, samt monopolbrudsprojektet, hvor Center for Borgerservice i 2014 har haft en mindre rolle.

 

Hjemmesiden sikrer, at man som borger i Egedal Kommune har en let tilgængelig adgang til information og selvbetjening. Samtidig sikres, at de løsninger Egedal Kommune stiller til rådighed, er dem, borgerne ønsker at bruge. 

Borgertorvet

Borgertorvet er borgerens indgang til kommunen. Enheden varetager opgaver, hvor borgeren enten får en straksafklaring eller tilbydes ydelser, som bestilles og skal behandles, hvorefter andre centre udfører. I Borgerkontakt gives forskellig behandling, for at opnå en ens service. Borgeren skal føle sig godt behandlet - selv om borgeren ikke nødvendigvis får den ønskede ydelse.

Integration

Integrationsområdet har i 2014 været præget af situationen ude i verden. Egedal Kommune skulle i 2014 have modtaget 43 flygtninge – men endte med at modtage 74 flygtninge. De fleste blev placeret på forskellige kommunale adresser, og en del fik egen lejlighed. På trods af det store antal, er det lykkedes Egedal Kommune, at sikre en god og effektiv integration af både børn og voksne.

Kontanthjælp

I 2014 har kontanthjælpsområdet været præget af reformer og en stramning i de regler de administrerer. Dette er klaret indenfor den nuværende normering. Der arbejdes sammen med Jobcenteret på fortsat at sikre borgerens rettidigheder.

Den Tværfaglige Myndighed

Den Tværfaglige Myndighed er en bestiller- og myndighedsenhed, som i dag betjener borgere, der har behov for kompenserende støtte enten grundet alderdom eller handicap. Enheden visiterer ydelser til den enkelte borger - hovedsageligt ældre. Enheden forvalter borgerens ret til valget mellem offentlige og private leverandører. Endvidere arbejdes der med rehabilitering i forhold til, at borgere efter længerevarende eller alvorlige sygdomsforløb i videst muligt omfang bliver i stand til at klare sig selv.

I 2014 har året været præget af stigende tilgang af borgere, og Den Tværfaglige Myndighed har været præget af rigtig mange projekter, som fortsætter i 2015. Blandt andet samarbejdet med Center for Sundhed og Omsorg om ”Det gode hverdagsliv”, som er et projekt, der ser på borgerens ressourcer, om hvordan man fortsat kan være aktiv og tage ansvar for eget liv, efter et hårdt sygdomsforløb. 

Bibliotekerne

Ud over biblioteksdrift, for eksempel udlån af bøger og andet, er bibliotekerne en form for fremskudt borgerservice, hvor borgerne blandt andet kan få hjælp til formidling og brug af offentlige hjemmesider, selvbetjeningsløsninger og få oprettet NEM-ID. Biblioteket er endvidere kendetegnet som et uformelt rum, hvor borgeren kan vælge enten at være tilstede eller deltage i bibliotekernes mangeartede foredrags- og undervisningstilbud.

Bibliotekerne har i 2014 fortsat den igangværende proces fra 2013 med at have fokus på at være borgerens rum. I 2014 er Smørum Bibliotek blevet et ”åbent bibliotek”, hvilket betyder, at man som borger har adgang til biblioteket i ydertiderne samt om søndagen, uden at der er personale tilstede.

Inden sommerferien i 2015 slår Egedal Kommune ifølge planen dørene op for et nyt bibliotek i det kommende Kulturhus i Stenløse.

Økonomiopfølgning

Budgetafvigelser

Driftsregnskabet for 2014 viser et forbrug på 211,9 mio. kr., hvilket er ca. 15,0 mio. kr. mere end det oprindelige budget på 196,8 mio. kr., jævnfør ovenstående tabel 1.

I løbet af 2014 fik Center for Borgerservice tillægsbevillinger på i alt 12,6 mio. kr. Heraf udgør 7,7 mio. kr. omplaceringer fra andre centre i forbindelse med opgaveoverdragelse.

  • Merudgift til løn vedrørende feriepenge, fratrædelsesgodtgørelse, barselsrefusion, programleder, digitaliseringsprojekt samt fleksjob i alt 2,2 mio. kr. Heraf udgør 1,3 mio. kr. budgetomplaceringer fra andre centre.
  • Øget aktivitet på integrationsområdet 0,525 mio. kr.
  • Opgaveoverdragelse fra Center for Social Service vedr. § 96 BPA ordning ca. 6,0 mio. kr.
  • Øget aktivitet for løn og plejevederlag til pårørende for pasning og pleje af døende i eget hjem ca. 0,6 mio. kr.
  • Ikke opnåede effektiviseringsgevinster på 1,1 mio. kr. vedrørende mindre scanning, mindre post og udskudt effekt af digitaliseringsstrategien. Dels som følge af dannelse af § 60-selskab, der blev udskudt, og dels som følge af omstillingssystemet, der først er taget i brug medio 2014.
  • Flygtningebolig Toftebo 0,6 mio. kr.
  • Nulstilling af ikke opnåeligt indtægtsbudget for kontrolgruppen på 0,9 mio. kr.
  • Flere bevillinger til handicapbiler samt reduktion som følge af mindreindtægt på borgernes afdrag på lån til handicapbiler 2,1 mio. kr.
  • Indtægtsbudget overført til Center for Administrativ Service, vedrørende statsrefusion for særligt dyre enkeltsager 0,4 mio. kr.
  • Overførsel af merforbrug til løn fra 2013 til 2014 -0,865 mio. kr.

 

I det følgende beskrives de største afvigelser mellem det oprindelige budget og regnskabet.

Center for Borgerservice har i 2014 modtaget tillægsbevillinger for i alt 12,6 mio. kr. jævnfør ovenstående forklaringer til tabel 1. 

Sekretariat og forvaltninger

På sekretariat og forvaltninger er der et merforbrug på 5,0 mio. kr. som fordeler sig med de største afvigelser således:

  • Større lønudgift 1,0 mio. kr. mere end der er budgetteret med. Merforbruget skyldes ansættelse af integrationsmedarbejder, udgift til feriepenge og fratrædelsesgodtgørelse.
  • Ikke opnåede effektiviseringsgevinster vedrørende mindre scanning, mindre post og udskudt effekt af digitaliseringsstrategien. Dels som følge af dannelse af § 60-selskab der blev udskudt og dels som følge af omstillingssystem der først er taget i brug medio 2014. Udgør samlet 1,1 mio. kr.
  • Nulstilling af ikke opnåeligt indtægtsbudget for kontrolgruppen 0,9 mio. kr.
  • Overførsel mellem 2013 og 2014 dækket med 0,9 mio. kr.
  • Merforbrug på 0,5 mio. kr. til administrativ organisation vedrørende konsulentbistand, udgifter til ”projekt bedre anvisning” fra 2009 og udgifter til konsulenter i forbindelse med tværfagligt samarbejde mellem Center for Social Service og Den Tværfaglige Myndighed.

 

Borgerkontakt

Borgerkontakt har et samlet mindreforbrug på 4,0 mio.kr.

Der har været et merforbrug på kropsbårne hjælpemidler i 2014 på 0,9 mio. kr. fordelt på stomiprodukter og ortopædiske hjælpemidler i form af fodtøj, skinner med mere.

Der har været et merforbrug til midlertidige flygtningeboliger på Tofteparken for 0,2 mio. kr. Center for Borgerservice fik på grund af øget tilgang af flygtninge mulighed for at beholde boligerne som flygtningeboliger efter 31. oktober 2014.

Der har været et merforbrug på integrationsområdet på 0,6 mio. kr. på grund af en stigning i tilgang af flygtninge fra 43 personer til 74 personer i 2014.

For udgift til pasning af alvorligt syge børn har der i 2014 været en merudgift på 0,1 mio. kr.

Hjælp til enkeltudgifter og flytning, samt hjælp til udsatte lejere indenfor kontanthjælpsområdet har udvist et merforbrug på 0,3 mio. kr.

På området for førtidspension, har der været et mindreforbrug på i alt 4,2 mio. kr. som skyldes mindre tilgang end forudsat af nye pensionister som følge af pensionsreformen pr. 1. januar 2013.

Der har været et mindreforbrug på boligydelse på 1,4 mio. kr.

Den Tværfaglige Myndighed

Den Tværfaglige Myndighed har et merforbrug på 14,5 mio. kr.

I 2014 har der været en forventet stigning i antallet af borgersager grundet den demografiske udvikling.

Generelt for området:

  • Stigningen i antallet af borgere med behov for hjælp til personlig pleje, praktisk hjælp, afløsning i eget hjem og midlertidig døgnaflastning har været på 5 %.
  • Stigning i antallet af sager om hjælpemidler har været på 9 %.
  • Stigningen i antallet af sager om genoptræning har været på 10 %.

Året har blandt andet været præget af, at borgerne har haft et større og mere massivt behov for hjælp til genoptræning, personlig pleje og aflastning, hvor blandt andet antallet af visiterede timer til personlig pleje er steget i forhold til 1. kvartal med 4 % i 2. kvartal, 23 % i 3. kvartal og 98 % i 4. kvartal.  Årsagen hertil skyldes blandt andet regionernes nedlæggelse af sengepladser, hvilket har medført at borgernes indlæggelse er blevet afkortet i forhold til tidligere. Regionernes vurdering af, hvornår en borger er færdigbehandlet er ændret.

Efter endt indlæggelse har flere af borgerne haft behov for hjælp hele døgnet, hvilket kun har været muligt at imødekomme ved at visitere mere tid til hjælp i hjemmet. Der har været flere borgere, som har haft behov for hjælp 24 timer i døgnet, svarende til en udgift på ca. 11.500 kr. pr. borger pr. døgn.

Tidligere på året blev borgerne visiteret til et døgnaflastningstilbud i kommunens regi, men denne løsning blev ikke mulig senere på året, da flere af borgerne på døgnaflastningsophold ikke var i stand til igen at opholde sig i eget hjem, men i stedet skulle have et tilbud om en plejebolig.

I 2014 har kommunen ikke været i stand til at imødekomme et stigende behov for plejeboliger, som har betydet manglende overholdelse af plejeboliggarantien. Dette har især gjort sig gældende i 4. kvartal.

Merudgifterne på området har primært omhandlet: 

  • Afløsning i eget hjem og midlertidig døgnaflastning på 0,675 mio. kr.
  • Personlig pleje i eget hjem på 8,3 mio. kr.

 

Ovennævnte udfordringer forventes endvidere at medføre en fortsat stigning i behovet for hjælp, indtil foråret 2016, hvor der åbner 72 nye plejeboliger.

I 2014 har der endvidere været et overforbrug på løn- og personaleudgifterne på 2,2 mio. kr.

  • Opgradering af medarbejdernes løn ca. 1,1 mio. kr. som følge af besparelse på drift ved øget styring og kontrol samt hjemtagelse af opgaver fra fremmede leverandører.
  • Ansættelse af yderligere en hospitalskoordinator på 0,5 mio. kr.
  • Udgifter til afregning af feriepenge til ophørte medarbejdere i 4. kvartal 0,2 mio. kr.
  • Lønudgifter for varetagelse af opgaven om magtanvendelse for voksne, som Center for Borgerservice har overtaget fra Center for Social Service og Center for Sundhed og Omsorg uden medfølgende ressourcer på 0,14 mio. kr.
  • Udgifter til IT-skærme, mobiltelefoner med mere i forbindelse med flytning til nyt rådhus på 0,2 mio. kr.

 

Bibliotekerne

Bibliotekerne kommer ud med et mindreforbrug i 2014 på 0,7 mio. kr.

Der blev i forbindelse med budgetopfølgning pr. 30. september 2014 varslet et mindreforbrug på 0,6 mio. kr. til finansiering af etableringsudgifter til åbent bibliotek i Stenløse.  Dette vil blive behandlet i forbindelse med behandling af overførselssag.